Онлайн-заказы

Система онлайн-заказов компании "Клавторг" предназначена для:

1) удаленного оформления заказов на закупку товаров. При этом автоматически резервируются товары, находящиеся в свободной продаже. Если товарная позиция отсутствует в свободной продаже, или отсутствует необходимое Клиенту количество, то менеджер Клиента имеет возможность видеть желаемый заказ и, по возможности, зарезервировать товар, например из прихода. Клиент имеет возможность видеть, какое количество товара было зарезервировано, а какое было заказано им изначально.

2) Получения информации о счетах, накладных, о балансе.

3) Организации автоматической закачки данных в базу клиента.

Система представляет собой веб-сайт, для авторизации используются имя пользователя и пароль (уникальны для каждого клиента и могут быть получены у менеджера).

Система организована в виде HTML-страниц. Сеанс работы с системой начинается при авторизации пользователя и заканчивается

1) при закрытии всех окон системы

2) при выборе функции меню "Выйти из системы".

Определения:

1) Заказы (онлайн-заказы) – заявки клиента. Проведённый онлайн-заказ резервирует товары в пределах остатка в свободной продаже на складе компании. Клиент может видеть запрошенное им количество и реально зарезервированное. После того, как клиент закончил формирование заказа, он переводит его в состояние "в обработке у менеджера". После этого дальнейшее редактирование заказа запрещается, менеджер получает оповещение по электронной почте о сформированном заказе и формирует на основании него счёт. В случае, если необходимо отменить состояние "в обработке у менеджера", необходимо попросить менеджера сделать это, после чего возможно дальнейшее редактирование заказа.

2) Договор заказа. Договор – это документ, в котором определены условия работы Клиента с Компанией. С Клиентом может быть заключено несколько договоров. Каждый заказ должен быть составлен на основе одного из договоров

3) Минимальная упаковка. Это – количество товара, кратно которому можно заказывать определённые позиции. Актуально для некоторых видов товара, например, вилок для патч-кордов.

4) Счета, выписанные клиенту в базе компании. Формируются менеджером как на основании онлайн-заказов, так и на основании заказов, переданных в другой форме. В системе видны как неотгруженные, так и архивные заказы.

5) Накладные – документы, выписанные на отгрузку товара в адрес клиента. Накладные выписываются на основании заказа. Один заказ может быть отгружен несколькими накладными.

Требования к клиентской части системы:

1. Веб-браузер с включенной поддержкой Java и Cookies, при первом запуске в браузере должна быть отключена функция "Блокировать всплывающие окна".

2. Данные авторизации пользователя (имя пользователя и пароль)

Описание работы с системой

ВНИМАНИЕ: Для работы функций, связанных с отправлением письма по электронной почте, необходимо попросить менеджера внести Ваш адрес в базу.

Форма авторизации


Начало работы с системой происходит в форме авторизации пользователя. Имя пользователя и пароль (полученные у менеджера) нужно ввести в соответствующие поля и нажать кнопку "ОК".

Если имя пользователя и пароль правильны, то откроется форма "Кабинет пользователя" в режиме списка онлайн-заказов.


Форма списка онлайн-заказов


Форма представляет собой HTML-документ, в котором представлен список документов "Онлайн-заказ", сформированных пользователем системы.

Возможности, предоставляемые формой списка онлайн-заказов:

1. Просмотр списка существующих заказов.

2. Пометка одного из отраженных в списке заказов (щелчок левой кнопки мыши на строке списка существующих заказов).

3. Просмотр и изменение существующего заказа (двойной щелчок левой кнопкой мыши на строке списка существующих заказов, либо пометка одного из существующих заказов с последующим нажатием кнопки "Изменить").

4. Создание нового заказа (кнопка "Добавить").

5. Удаление заказа (щелчок левой кнопкой мыши на нужном заказе и нажатие кнопки "Удалить").

6. Загрузка заказа из файла MS Excel.

7. Обновление информации формы (кнопка "Обновить").

Записи в списке заказов отображаются в обратном хронологическом порядке, таким образом первая запись в списке – это последний (по времени создания) документ "Онлайн-заказ".

При просмотре, изменении существующего заказа, а также при создании нового заказа открывается форма редактирования заказа.

Форма редактирования онлайн-заказа


Форма представляет собой HTML-документ, отражающий полную информацию о заказе и позволяющий вносить изменения в эту информацию.

Возможности, предоставляемые формой списка онлайн-заказов:

1. Просмотр детальной информации о заказе (в том числе дата, номер заказа, курс пересчета валютных сумм заказа, список номенклатуры заказа, сумма заказа, общие вес, объем).

2. Выбор договора для указания условий товародвижения и взаиморасчетов по заказу (поле "Договор").

3. Передача сформированного заказа менеджеру для дальнейшей обработки (флаг "Сформирован").

4. Добавление, удаление номенклатуры, изменение заказанного количества товара (кнопка "Подбор номенклатуры").

5. Указание дополнительной информации о заказе (поле "Комментарий").

6. Сохранение внесенных изменений информации о заказе и завершение работы с заказом (кнопка "Записать и закрыть").

Важные положения


Флаг "Сформирован"
Флаг "Сформирован" должен быть установлен только по окончании работы клиента с заказом. Для менеджера он является сигналом и основанием для инициирования процесса товародвижения.

Документ с установленным флагом "Сформирован" не может быть отредактирован пользователем системы "Онлайн-заказы". Если возникла необходимость отказаться от дальнейшего оформления заказа и продолжить его редактировать, необходимо связаться с Вашим менеджером. Он установит флаг заказа в положении "В подготовке", после чего Вы сможете редактировать его снова.

При создании заказа должен быть указан договор, по которому будут производиться взаиморасчеты и товародвижения, связанные с этим заказом.

Договор заказа
По умолчанию поле "Договор" заполняется автоматически основным договором клиента.

В случае если с клиентом существуют различные договоры и варианты условий поставки товаров и взаиморасчетов, пользователь может выбрать соответствующий договор из списка существующих договоров. Для этого служит кнопка "…" справа от поля "Договор".

Подбор номенклатуры в заказ и редактирование списка номенклатуры осуществляется только в форме "Подбор позиций заказа".

Информация, внесенная на этапе редактирования заказа, может быть сохранена при помощи кнопки "Записать и закрыть". Если необходимо выйти из заказа без сохранения изменений достаточно закрыть окно браузера.

Добавление номенклатуры в заказ, удаление позиций, изменение заказанных количеств осуществляется в форме подбора позиций онлайн-заказа, вызываемой нажатием кнопки "Подбор".

Форма подбора позиций онлайн-заказа


Форма представляет собой комбинированный HTML-документ, отражающий информацию о номенклатуре, предлагаемой компанией к продаже, ее ценах, параметрах и текущих остатках на складе. Так же в этой форме отражается список номенклатуры заказа.

Форма предоставляет пользователю следующие возможности:

1. Получение информации о товарах, предлагаемых компанией к продаже.

2. Добавление требуемого количества номенклатурных позиций в заказ.

3. Редактирование количества товара в заказе.

4. Удаление из списка номенклатуры заказа номенклатурных.

5. Переход к просмотру и редактированию онлайн-заказа (кнопка "Перейти в заказ").

Добавление в заказ товарных позиций
Для добавления в заказ товарной позиции необходимо:

1) Выбрать в левой части формы необходимую группу в каталоге;

2) Найти нужные позиции в списке в правой части формы;

3) Ввести нужные количества товара в поля количества;

4) Нажать на кнопку "В заказ" или "Перенести в заказ". При этом следует учитывать, что при добавлении учитывается минимальная упаковка отпускаемого товара (столбец мин. упаковка), то есть если минимальная упаковка равна 2, а вы вводите количество 3, то автоматически в заказ будет добавлено количество 4).

В результате выбранные позиции будут перенесены в нижнюю часть формы, в которой возможно увидеть список позиций с заказанным и зарезервированным количеством. В нижней части формы можно отредактировать количества ещё раз, удалить позиции, записать изменения в базу данных.

Редактирование количества товара в заказе


Для того чтобы изменить заказанное количество необходимо проставить нужные количества в нижней части формы и записать изменения кнопкой "Записать".

При этом следует помнить, что при сохранении также контролируется минимальная упаковка и проверяется остаток товара.

Удаление позиций из заказа
Осуществляется в два этапа:

1. Пометка ненужных позиций в колонке "Удалить"

2. Нажатие на кнопку "Удалить помеченные". Запись изменений происходит сразу, нажимать на кнопку "Записать" не обязательно.

Форма списка счетов


Форма представляет собой HTML-документ, в котором представлен список документов "Счет".

Записи в списке счетов отображаются в обратном хронологическом порядке, таким образом первая запись в списке – это последний (по времени создания) счёт.

Возможности, предоставляемые формой списка счетов:

1. Просмотр списка существующих счетов.

2. Пометка одного из отраженных в списке счетов (щелчок левой кнопки мыши на строке списка существующих счетов).

3. Переход к просмотру счета (двойной щелчок левой кнопкой мыши).

4. Пометка отраженных в списке заказов к выгрузке в вашу информационную базу "Управление торговлей" (щелчок левой кнопки мыши на колонке "Выгрузить" соответствующей строки списка).

Выгрузка счетов
Для того чтобы получить счета, отмеченные к выгрузке, следует нажать на кнопку "Выгрузить" над таблицей документов. После нажатия вам будет предложен диалог сохранения файла выгрузки. Дальнейшие действия с этим файлом будут описаны ниже в разделе "Как пользоваться обработкой для загрузки выгруженных файлов".

Форма списка накладных


Форма представляет собой HTML-документ, в котором представлен список документов "Накладная", сформированных менеджерами на основании документов "Счет" после отгрузки товара.

Записи в списке накладных отображаются в обратном хронологическом порядке, таким образом, первая запись в списке – это последний (по времени создания) документ "Накладная".

Возможности, предоставляемые формой списка накладных:

1. Просмотр списка существующих накладных.

2. Пометка одной из отраженных в списке накладной (щелчок левой кнопки мыши на строке списка существующих накладных).

3. Переход к просмотру накладной (двойной щелчок левой кнопкой мыши).

4. Пометка отраженных в списке накладных к выгрузке в вашу информационную базу "Управление торговлей" (щелчок левой кнопки мыши на колонке "Выгрузить" соответствующей строки списка).

5. Пометка счетов, на основании которых были сформированы данные накладные, к выгрузке в вашу информационную базу "Управление торговлей" (щелчок левой кнопки мыши на колонке "Выгружать счет" соответствующей строки списка).

Выгрузка накладных и связанных с ними счетов
Для того, чтобы получить накладные (и счета, если они выбраны), отмеченные к выгрузке, следует нажать на кнопку "Выгрузить" над таблицей документов. После нажатия вам будет предложен диалог сохранения файла выгрузки. Дальнейшие действия с этим файлом будут описаны ниже в пункте "Загрузка файлов".


Форма баланса

Форма представляет собой HTML-документ, в котором представлен отчет по взаиморасчетам. В ней вы можете получить детальный отчет в выбранном интервале дат.

Чтобы отобразить отчёт, необходимо ввести начальную и конечную дату взаиморасчётов и нажат на кнопку "Сформировать".


ВНИМАНИЕ! Отчёт за длительный период может формироваться значительное время.


Даты начала и окончания отчета следует указывать в обязательном формате ДД.ММ.ГГГГ, где

ДД - день месяца (обязательно два знака). Например, если вы хотите указать первое число месяца - нужно ввести 01, а если хотите указать двенадцатое число - вводите 12.

ММ - месяц (обязательно два знака). Например, если вы хотите указать январь - следует ввести 01, а если ноябрь, тогда 11.

ГГГГ - номер года (обязательно четыре знака). То есть, если вы, хотите указать 2008 год, то следует вводить 2008, а не 08.

Отчет отображает следующие колонки:

1. Валюта - валюта договора. В ней ведутся все операции по данному договору.

2. Дата - дата регистрации документа.

3. Договор - наименование договора.

4. Операция - документ движения.

5. Курс - курс документа.

6. Сумма - сумма в валюте документа.

7. Нач ост - начальный остаток в валюте договора.

8. Оплата - сумма в валюте договора, поступившая от вас за выбранный период отчета.

9. Отгрузка - сумма в валюте договора, отгруженная вам за выбранный период отчета.

10. Кон ост - конечный остаток в валюте договора.

Форма обмена данными


Форма представляет собой комбинированный HTML-документ, отражающий информацию о номенклатуре, предлагаемой компанией к продаже, в котором вы можете указать свои артикулы, используемые для нашей номенклатуры в вашей учетной базе. Для внесения вашего артикула отдельной номенклатурной позиции, следует встать в поле ввода в строке с данной номенклатурой, ввести свой артикул (именно так как он представлен в вашей базе), затем повторить нужное с другими номенклатурными позициями из выбранного раздела. Кнопка "Записать" позволяет сохранить введенные артикулы номенклатуры выбранного раздела. Это необходимо для корректной загрузки документов в вашу учетную базу.

Нажав на кнопку "Получить обработку по e-mail" на ваш электронный адрес, будет выслано письмо с вложенной обработкой для загрузки выгруженных файлов.

Иерархическая структура в левой части формы позволяет выполнять навигацию в каталоге номенклатуры.

Как пользоваться обработкой для загрузки выгруженных файлов
Для того чтобы загрузить полученные файлы, вам необходимо воспользоваться нашей обработкой (как ее получить см. выше).

Для начала вам нужно открыть ее в вашей информационной базе 1С. Для этого запустите ваше базу "Управление торговлей", затем выберите пункт меню "Файл/Открыть". Появится диалог, в котором вам следует выбрать файл обработки из того места на диске, куда вы ее предварительно сохранили из полученного письма. Затем когда обработка откроется нужно установить настройки для загрузки (делается при первом запуске). В форме настройки вам предлагается выбрать реквизиты, которые подставляются в одноименные поля в создаваемых документах.

Затем, когда настройки сделаны, вам следует выбрать файл, который вы получили по почте. После выбора будут автоматически заполнены табличные части.

На странице "Заказы" две табличные части: верхняя содержит список счетов, выгруженных с сайта, нижняя содержит табличные части счетов. При перемещении по строкам верхней табличной части содержимое нижней табличной части меняется. Здесь вы можете видеть, какими значениями заполнятся вновь создаваемые документы, которые вы можете отредактировать по вашему усмотрению.

Страница "Накладные" аналогична первой, за исключением того момента, что в верхней табличной части второй страницы в строках вы можете выбрать документ основание. Если файл выгружался с признаком "Выгружать счет", то в строке накладной автоматически стоит ссылка на еще незагруженный документ из верхней табличной части страницы "Заказы". В это поле вы можете выбрать уже существующий документ.

Если у в табличных частях загруженных документов не проставляется автоматически номенклатура, значит вы не правильно указали артикулы на форме обмена данными сайта (описано выше).

Чтобы не загружать какую-либо строку (то есть документ), вы можете снять галочку вначале строки "Загрузить".

Принцип загрузки документов - из каждой строки верхней табличной части страницы "Заказы" создается документ "Заказ поставщику" в вашей информационной базе; из каждой строки верхней табличной части страницы "Накладные" создается документ "Поступление товаров и услуг" в вашей информационной базе.

На текущий момент поддерживается загрузка в типовую учетную программу "1С: Управление торговлей". Вы можете использовать полученные файлы выгруженных документов для загрузки документов в любую учетную базу данных, для которой возможен импорт данных из файла формата XML.